Pour nos trésorières

Lorsqu’on reçoit un message [moderateurs] [Famidac] Inscription adhérent
Suivre le lien pour accéder à son compte,
via son Communiquer avec Famidac, poster un message "Adhésion en attente de règlement"
sans oublier d’adapter le message :
– voir www.famidac.fr/spip.php?page=compte&consulter=xxxx (n° du compte adhérent)
– ne pas demander de copie d’agrément aux personnes non agréées !
– préciser le montant de la cotisation : "la somme de xx euros"

Chaque jour

Vérifier
– les paiements par CB (mails "Transaction CB Paysite Cash, site : Famidac")
– les virements sur https://www.labanquepostale.fr/associations.html (sauf le dimanche et le lundi, ça ne bouge pas) [1]
– les courriers postaux (chèques ou mandats, à photocopier pour les classer dans la compta).

Valider les adhésions & renouvellements d’adhésions

Lorsqu’on reçoit un paiement par chèque, virement, CB... : enregistrer la cotisations via la petite calculette du compte de l’adhérent, dans la BD http://www.famidac.fr/ecrire/?exec=adherents :
– bien vérifier le Montant payé, le Mode de paiement,
– si nécessaire, corriger la date de Validité (qui ajoute automatiquement 12 mois à la date du jour ou à la date précédente).

Envoyer à l’adhérent concerné un mot via son "communiquer avec Famidac", en choisissant les réponses enregistrées
– "Adhésion confirmée" (pour les nouveaux adhérents) ; les nouvelles adhésions démarrent pour 12 mois à compter de la date de réception du premier règlement (celle qui s’affiche automatiquement lorsqu’on saisit une cotisation).
– "Adhésion prolongée" pour un ancien adhérent qui verse son renouvellement de cotisation en retard de moins de 2 mois (exemple : le 18 mars au lieu du 1er février) ; valider son paiement jusqu’au 1er février de l’année suivante (ça fait moins de 12 mois, mais tant pis pour lui, on a quand même payé son assurance).
– "Adhésion réactivée" pour un ancien adhérent qui verse son renouvellement de cotisation en retard de plus de 2 mois : on réactive pour 12 mois. On modifie la réponse enregistrée : Nous avons bien reçu votre chèque (ou virement) de _ euros, en règlement du renouvellement de votre adhésion, périmée depuis le xxx : celle-ci est réactivée pour 12 mois.

Cas particulier : un adhérent se trompe de montant de cotisation : calculer la durée correspondante.
Dans le helpdesk, modifier la réponse enregistrée, par exemple : Nous avons bien reçu votre chèque (ou virement) de 35 euros (au lieu de 70), en règlement du renouvellement de votre adhésion : celle-ci est prolongée de 6 mois (au lieu de 12).

Penser aussi à supprimer, compléter ou modifier les parties de texte inadaptées de nos réponses préenregistrées ; exemples :
– pour des adhérents qui n’ont pas d’annonce en ligne, supprimer Nous avons mis votre annonce en ligne. En accédant à votre compte, vous pouvez vous-même, à tout moment, l’activer ou la masquer en fonction de vos disponibilités : lorsque vous serez "au complet", masquez votre annonce. Vous pourrez la réactiver à tout moment, lorsque vous aurez au moins une place libre.
ou "Si vous êtes "au complet", laissez votre annonce masquée..
Vous pourrez la réactiver à tout moment, lorsque vous aurez au moins une place libre."

Saisies comptables

Pour l’instant, Étienne s’en occupe encore.

Lui envoyer, dans une enveloppe ne mentionnant pas "Famidac", les copies
– des chèques et mandats reçus, avec leur date de réception et, le cas échéant, le nom de l’adhérent concerné
– des factures réglées, établies à l’ordre de Famidac, avec leur date de règlement + le n° du chèque correspondant.

Avant le 20 de chaque mois, saisir en comptabilité, avec Money
– les recettes (uniquement les chèques ou mandats, pas les virements)
– les dépenses.

Dans Money, ouvrir l’onglet "Favoris" > Etats favoris > Dépôt de chèques ; imprimer le bordereau d’envoi pour La banque postale.

Signer au dos de tous les chèques ou mandats, y ajouter notre n° de compte 13.961.82.M. 
Vérifier que tout correspond bien au bordereau. Envoyer le tout à La banque postale, Centre financier, 69900 Lyon Cedex 20.

Lorsque l’encaissement des chèques et mandats est validé sur https://www.labanquepostale.fr/associations.html :
dans Money, ouvrir le compte CCP, cliquer sur "Équilibrer ce compte", saisir un solde de fin "bidon", pointer tous les paiements correspondants. A gauche, ça doit afficher, dans "Opérations pointées - crédits", le même montant que le bordereau. Cliquer sur "Différer".

On peut alors, et seulement à partir de ce moment, saisir les cotisations réglées par virement.

En début de mois, à réception du Relevé mensuel de compte :
– équilibrer le compte sur la base de l’ensemble des données dûment complétées
– le cas échéant, en fonction des dépenses prévues, faire un virement sur le livret A pour ne pas laisser inutilement plus de 5.000€ sur le CCP.

Suivi des virements des paiements par CB :

Voir https://merchant.paysite-cash.com/mes-statistiques_paiement-factures_historique-de-facturation.php ?

Voir également la fiche de poste Secrétariat – comptabilité de Famidac.docx